Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
7 rzeczy, które warto sprawdzić
Cena obsługi księgowej jest ważna, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru biura rachunkowego. Księgowość ma dostęp do najważniejszych informacji dotyczących firmy, odpowiada za bieżące rozliczenia i uczestniczy w wielu istotnych momentach jej działalności.
Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić nie tylko cennik, ale również zakres obsługi, sposób komunikacji, doświadczenie, organizację pracy oraz bezpieczeństwo dokumentów.
Dobra księgowość to coś więcej niż zaksięgowanie faktur
Zakres współpracy przedsiębiorcy z księgowością jest znacznie szerszy, niż może wydawać się na początku działalności. Biuro otrzymuje dokumenty, prowadzi odpowiednie ewidencje lub księgi, przygotowuje rozliczenia i pomaga przedsiębiorcy prawidłowo realizować obowiązki związane z prowadzoną działalnością.
Wraz z rozwojem firmy pojawiają się kolejne zagadnienia: pracownicy, środki trwałe, nowe umowy, inwestycje, zmiany podatkowe, KSeF, rozliczenia zagraniczne czy przejście na pełną księgowość.
Dobre biuro rachunkowe powinno rozwijać się razem z firmą klienta. To, co wystarcza przy niewielkiej jednoosobowej działalności, może być niewystarczające kilka lat później.
Na co zwrócić uwagę przed wyborem biura rachunkowego?
Doświadczenie
Sprawdź, od jak dawna działa biuro i czy ma doświadczenie w obsłudze podmiotów podobnych do Twojej firmy.
Zakres obsługi
Ustal, czy biuro może obsługiwać firmę również wtedy, gdy pojawią się pracownicy, pełna księgowość albo nowe obowiązki związane z rozwojem działalności.
Kontakt
Dowiedz się, w jaki sposób można kontaktować się z księgowością i jak wygląda komunikacja w przypadku pytań lub nietypowych sytuacji.
Obieg dokumentów
Sprawdź, w jaki sposób przekazywane są dokumenty oraz czy możliwa jest wygodna współpraca elektroniczna.
Bezpieczeństwo
Dokumenty księgowe zawierają wiele informacji o przedsiębiorstwie. Sposób ich przechowywania i zabezpieczenia ma realne znaczenie.
Aktualna wiedza
Przepisy i obowiązki przedsiębiorców zmieniają się regularnie. Zespół księgowy powinien na bieżąco aktualizować swoją wiedzę.
Warunki współpracy
Przed podpisaniem umowy warto dokładnie wiedzieć, co obejmuje miesięczna obsługa, które czynności są dodatkowo płatne i jakie obowiązki pozostają po stronie klienta.
Czy będziesz wiedzieć, do kogo zadzwonić?
Sposób komunikacji z biurem warto ustalić jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie przekazuje dokumenty, w jaki sposób zgłasza pytania i z kim kontaktuje się w przypadku ważnej sprawy.
Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy przed podpisaniem umowy, zakupem, zatrudnieniem pracownika czy wykonaniem nietypowej transakcji potrzebna jest wcześniejsza konsultacja.
Dlaczego stały kontakt z księgowością jest ważny? →Księgowość powinna łączyć doświadczenie z aktualną wiedzą
Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa Koksztys & Koksztys działa od 2006 roku. Wieloletnia praktyka pozwala korzystać z doświadczenia zdobytego przy obsłudze różnych sytuacji gospodarczych, ale sama praktyka nie wystarcza.
Księgowość wymaga ciągłego aktualizowania wiedzy i dostosowywania sposobu pracy do zmian przepisów oraz nowych rozwiązań technologicznych.
Dlaczego podnoszenie kwalifikacji jest ważne? →Czy biuro będzie odpowiednie również wtedy, gdy firma się rozwinie?
Jednym z elementów, które warto sprawdzić, jest zakres obsługiwanych form działalności i rodzajów księgowości. Firma może zaczynać jako niewielka JDG, ale jej potrzeby mogą się z czasem znacząco zmienić.
KPiR, ryczałt i bieżąca obsługa przedsiębiorcy.
→ SPÓŁKI Księgowość spółekObsługa księgowa podmiotów działających w formie spółki.
→ KSIĘGI RACHUNKOWE Pełna księgowośćProwadzenie ksiąg rachunkowych i związanych z nimi rozliczeń.
→ NGO Fundacje i stowarzyszeniaKsięgowość organizacji pozarządowych.
→ PRACOWNICY Kadry i płaceObsługa pracowników i zleceniobiorców.
→ ONLINE Księgowość onlineWspółpraca i przekazywanie dokumentów również zdalnie.
→Zapytaj, jak chronione są dokumenty Twojej firmy
Do biura rachunkowego trafiają faktury, umowy, informacje o wynagrodzeniach, rozrachunkach oraz wiele innych danych dotyczących przedsiębiorstwa. Dlatego sposób przekazywania, przechowywania i zabezpieczania dokumentacji powinien być jednym z kryteriów wyboru księgowości.
Bezpieczeństwo dokumentów i szyfrowana archiwizacja →Czy najtańsze biuro rachunkowe oznacza najlepszy wybór?
Koszt księgowości oczywiście ma znaczenie. Porównując oferty, trzeba jednak sprawdzić, co dokładnie obejmuje podana cena.
Dwie oferty z pozoru dotyczące tej samej usługi mogą różnić się zakresem czynności, sposobem obsługi, liczbą dokumentów, obsługą pracowników czy kosztami dodatkowych czynności.
- co obejmuje miesięczna cena,
- jak ustalana jest liczba dokumentów,
- które czynności są dodatkowo płatne,
- jak rozliczana jest obsługa pracowników,
- jak może zmienić się cena wraz z rozwojem firmy.
Czy można zmienić biuro rachunkowe?
Wybór księgowości nie jest decyzją na zawsze. Jeżeli dotychczasowy sposób współpracy przestał odpowiadać potrzebom przedsiębiorcy, możliwa jest zmiana biura rachunkowego.
Ważne jest odpowiednie zaplanowanie przejęcia dokumentacji, ustalenie momentu zakończenia współpracy z dotychczasowym biurem oraz rozpoczęcia obsługi przez nowe.
Zanim wybierzesz biuro rachunkowe, zapytaj o:
doświadczenie i zakres obsługiwanych podmiotów
sposób kontaktu z osobą prowadzącą księgowość
zasady przekazywania dokumentów
bezpieczeństwo i przechowywanie danych
dokładny zakres miesięcznej obsługi
koszty czynności dodatkowych
obsługę kadr i płac, jeśli planujesz zatrudnienie
możliwość rozszerzenia obsługi wraz z rozwojem firmy
Koksztys & Koksztys
biuro rachunkowe we Wrocławiu
Od 2006 roku wspieramy przedsiębiorców w prowadzeniu księgowości. Obsługujemy jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, podmioty prowadzące pełne księgi oraz organizacje pozarządowe.
Jeżeli rozważasz rozpoczęcie współpracy z naszym biurem, możemy najpierw poznać Twoją działalność, zakres dokumentów oraz potrzeby i na tej podstawie określić zakres obsługi.